Tracktime

Valorise vos tâches

TRACKTIME

Partie Employé

Pour accéder à la partie employeur, effectuez l'inscription et contactez l'administrateur du site

1.1 Inscription (obligatoire)

Pour utiliser tracktime, vous devez ouvrir un compte à partir de la page d'accueil

Dès que vous aurez choisi un identifiant et un mot de passe, entré et confirmé votre adresse e-mail et recopié les 2 champs du captcha, le message suivant vous est transmis :

vous recevrez un mail de confirmation à l'adresse que vous avez indiquée.

Cliquez sur le lien pour confirmer votre inscription et entrez votre identifiant et votre mot de passe.

Conseil : Lors de la première utilisation (ou plus tard si vous avez omis de le faire), cliquez sur la case « Se souvenir de moi ». Ceci vous évitera d’entrer à chaque fois votre mot de passe.

1.2 Enregistrement de vos entrées et sorties (Timbrage)

Les entrées – sorties peuvent être enregistrées de 3 façons :

1.2.1 Par QRcode

Lors de votre arrivée ou votre départ, scannez le QRcode correspondant, cliquez sur l’URL affichée, un message vous indique l’heure enregistrée par le serveur.

1.2.2 Par touche Arrivée – Départ

Connectez-vous au site et cliquez sur la touche Arrivée ou Départ au moment de votre arrivée ou de votre départ. L’heure du clic enregistrera l’action choisie.

1.2.3 En bloc ou en différé.

En fin de journée ou en fin de semaine, enregistrez vos arrivées et départ en une fois.

Connectez-vous au site et choisissez le menu « employé », puis « Saisie des présences ».

Entrez la date de la journée à enregistrer en cliquant sur le bouton … puis selectionnez les heures et minutes d’arrivée et de départ pour la période 1 (ex matin) et 2 (ex après-midi). Il n’est pas obligatoire de saisir toutes les plages horaires. On peut par ex. selectionner uniquement l’arrivée de la période 1 si on a oublié de le faire en arrivant.

Cliquez sur envoyer, puis recommencez pour les éventuelles journées suivantes.

1.3 Saisie des temps par activités

L’application Tracktime permet une saisie des temps par activité en plus des temps de présence.

Cette fonctionnalité permet :

  • De répartir les temps effectués pour différentes fonctions, en vue de la facturation ou d’une répartition comptable.
  • De justifier et comptabiliser les absences sur l’ensemble de l’année (ex : vacances).

Les activités doivent avoir été définies et attribuées par l’employeur.

En fin de journée, ou en fin de semaine, connectez-vous au site.

L’entrée de menu « Saisie des temps par activités » vous permet d’entrer de 1 à 8 tranches d’heure par jour. Il est possible d’en entrer davantage en utilisant une 2ème fois le même formulaire.

L’enregistrement en masse des absences peut être effectué directement par l’employeur.

1.4 Affichage des heures saisies

L’affichage des heures saisies apparait avant le formulaire de saisie, tant pour les activités que pour les présences.

 

 

Partie employeur

1.1 Paramètrage

La première étape consiste à paramétrer Tracktime selon les besoins de votre entreprises. Il est important de respecter l’ordre ci-dessous. Vous pourrez ensuite ajouter des éléments (employés, activités, absences, jour fériés, etc.) au fur et à mesure des besoins.

1.1.1 Accès au menu « Employeur »

Création des identifiants

La première étape est de créer un (ou plusieurs) profil(s) employeur. Ceci sera nécessaire pour effectuer le paramétrage.

Vous devez ouvrir un compte à partir de la page d'accueil.

Dès que vous aurez choisi un identifiant et un mot de passe, entré et confirmé votre adresse e-mail et recopié les 2 champs du captcha, le message suivant vous est transmis :

vous recevrez un mail de confirmation à l'adresse que vous avez indiquée.

Cliquez sur le lien pour confirmer votre inscription et entrez votre identifiant et votre mot de passe.

Conseil : Lors de la première utilisation (ou plus tard si vous avez omis de le faire), cliquez sur la case « Se souvenir de moi ». Ceci vous évitera d’entrer à chaque fois votre mot de passe.

Avant de continuer, demander à l’administrateur du site d’attribuer le profil des gestionnaires au groupe « Entreprise » en lui communiquant le nom des utilisateurs concernés. Avant cela, vous n’aurez pas l’accès à la partie « Employeur ».

1.1.2 Employés

Par employés, nous entendons toute personne susceptible d’utiliser le système pour enregistrer des heures ou des absences (p. ex. afin de rendre plus réaliste le tableau des absences). Le patron peut donc être enregistré comme employé, même si son temps de travail n’est pas géré par Tracktime.

Avant de paramétrer un employé, il est indispensable de créer un identifiant. Pour plus de discrétion et de sécurité, il est préférable que cette étape soit effectuée par chaque personne concernée. (Voir points 1.1 ou 2.1.1)

Choisissez « Saisie des employés » dans le menu « Paramétrage ».

Choisissez le nom dans la liste (Personnes ayant un accès au site). Entrez le nombre d’heures journalières et hebdomadaires normales de l’employé.

L’entrée de menu « Liste des employés » vous donne la liste des employés déjà saisis et vous permet de modifier les éléments en cliquant sur le signe .

1.1.3 Saisie des activités

L’entrée « Liste des activités » vous permet de visualiser les activités standard déjà existantes. Elles suffisent si vous utilisez Tracktime uniquement pour le contrôle du temps de travail. Vous pouvez changer la dénomination. Par contre, les codes des activités d’absence ne doivent pas être modifiés.

Liste des activités standard :

1 Activité de base

2 Vacances

3 Maladie

4 Jour férié

5 Accident

6 Service militaire / PC

7 Autre absence

Vous pouvez saisir d’autres activités par l’entrée « Saisie des activités » du menu « Paramétrage ».

Numérotation : Afin de ne pas mélanger les absences avec les activités productives, il est recommandé d’utiliser une numérotation type 01 – 02 … ou 001 - 002 pour le code de ces dernières.

1.1.4 Attribution des activités

Afin que les employés puissent saisir les heures d’activité, les activités correspondantes doivent leur être attribuées.

Une activité par défaut doit être choisie. Dans le cas contraire, l’activité avec le code le plus bas sera attribuée d’office pour les temps saisis sans activité.

La saisie se fait par l’entrée « Attribution des activités » du menu « Paramétrage ».

Vous pouvez visualiser les activités attribuées par l’entrée « Liste des activités par employé ».

1.1.5 Enregistrement des jours fériés

Le chargement des jours fériés doit se faire avant l’enregistrement des absences de la même période. De cette façon, les jours d’absence tombant sur des jours fériés ne seront pas comptabilisés.

Entrez les jours fériés par l’entrée « Jours fériés » du menu

Consultez la liste des jours fériés via l’entrée « liste des jours fériés »

Les principaux jours fériés sont répertoriés dans la liste. Les autres peuvent être chargés avec le nom « autre jour férié ». L’enregistrement peut se faire plusieurs années à l’avance.

1.1.6 Enregistrement des absences

Les absences de chaque employé peuvent être entrées par l’employé comme une activité à raison d’une saisie par jour.

L’option « Enregistrement des absences » permet de saisir une absence pour un employé pour une période entre 2 dates. Si seule la première date est indiquée, l’absence est enregistrée pour une journée. Les week-ends et jour fériés sont soustraits de la période d’absence.

Les absences enregistrées par ce moyen et les jours fériés sont répertoriés sur le calendrier des absences.

Le détail des saisies est visualisable sous « Liste des périodes d’absence ».

Cette option permet également de supprimer une période d’absence.

1.1.7 Nettoyage du calendrier

La suppression ou la modification d’une période d’absence ou d’un jour férié doit être suivie d’un « nettoyage calendrier » (dernière option du menu paramètrage).

Dans ce cas, le calendrier et les différents décomptes sont reconstruits en fonction des nouveaux éléments.

1.2 Gestion et suivi des heures

1.2.1 Présences globales

Cette option du menu « Gestion entreprise » vous permet de visualiser les présences journalières de chaque employé. Le tri peut être effectué en cliquant sur le titre de la colonne concernée. La liste indique les présences et activités avec un récapitulation hebdomadaire et mensuel des présences.

1.2.2 Liste des mouvements

Cette option du menu « Gestion entreprise » vous permet de visualiser chaque mouvement enregistré par les différents types de saisie à disposition du personnel.

  • les mouvements saisis peuvent être corrigés ou supprimés par le menu liste de mouvements saisis. Il suffit de cliquer sur le crayon pour aboutir au formulaire de saisie et corriger ou compléter vos données. Idem pour y ajouter un commentaire.

1.2.3 Rapport mensuel

Le rapport mensuel permet d’obtenir une synthèse des présences et absences du mois choisi.

Choisir le nom de l’employé

Choisir le mois à traiter

Cliquez sur le bouton « Traitement »

Cliquez ensuite sur l’option Imprimer

1.2.4 Liste complète par activités

Cette liste affiche les activités saisies par tous les employés. Les absences et jours fériés entrés par l’employeur n’en font pas partie.

 

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20.4.2017